Kamu İlişkileri Politikası

Madde 1: Amaç

Bu prosedür, Adm Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin (“Şirket”) mer’i mevzuat hükümleri ile Şirket’in Kurumsal Yönetim İlkeleri, Sürdürülebilirlik Politikası, Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası ile Bağış ve Yardım Politikası’nda belirtilen ilkeler, Adm’nin benimsediği temel iş yapma değerleri ve de katılımcısı olduğu Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi’nin öngördüğü temel ilkeler ışığında, Şirket’in Kamu İlişkileri faaliyetlerinin çerçevesini tüm paydaşlar ve toplum için azami değer yaratacak şekilde belirlemesini amaçlamaktadır.

 

Şirket, yatırımlarının izin / onay süreçleri nedeniyle ilişkide olduğu Kamu Kurumlarının politika yapım, karar alma ve mevzuat tadil süreçlerinin sürekli geliştirilmesine katkıda bulunmayı ve bu amaçla şeffaflık, sorumluluk ve hesap verebilirlik ilkelerine bağlı şekilde ve de yüksek etik standartlarda profesyonel bir Kamu İlişkileri yürütmeyi hedeflemektedir.

 

Madde 2: Tanımlar

“Kamu”, yerel / bölgesel / ulusal teşkilatlanmayı ve yasama / yürütme / yargı organlarını da içerecek şekilde, devlet ve hükümet organlarının tamamını ifade eder.

 

“Kamu Kurumu”, Türkiye Cumhuriyeti devletinin yönetiminden ve işleyişinden sorumlu olmak üzere bir kanunla ya da kanunun verdiği açık yetkiye dayanarak bir idari işlem ile kurulan tüm resmi kurumları ifade eder.

 

“Kamu Görevlisi”, herhangi bir seçim neticesinde seçilme veya ilgili mevzuatı çerçevesinde yapılan asaleten / vekâleten atama ile kamu kurumlarının faaliyetlerinin yürütülmesine katılan resmi görevlileri ifade eder.

 

“Kamu İlişkileri”, Şirket’in merkezi ve yerel kamu kurumları nezdindeki tüm izin ve onay süreçlerinin en kısa sürede olumlu sonuçlandırılması amacıyla yakın takibini, regülasyon risklerinin önceden öngörülerek kamu kurumları tarafından birincil / ikincil mevzuatta yapılması planlanan değişikliklerde Şirket’in yatırımlarını ve sektörün gelişimini destekleyecek şekilde lobicilik faaliyetlerinin yürütülmesini, Şirket’in üyesi olduğu sektörel kuruluşlarda etkin temsiliyet sağlanarak bu kuruluşlar üzerinden kamu politikaları yapım süreçlerine etkide bulunulmasını ve Şirket’in yatırımlarının bulunduğu her bir lokasyonda yerel paydaşlarla ilişkilerin yönetimini ifade eder.

 

“Kamu İlişkileri Grup Direktörlüğü”, Şirket dahil olmak üzere, bağlı olunan Aydem çatısı altındaki tüm grup şirketlerinin Kamu İlişkileri faaliyetlerini yürütmek üzere oluşturulan birimi ifade eder.

 

Madde 3: Kapsam

Bu Politika;

i.          Şirket Yönetim Kurulu Üyelerini,

ii.         Şirket yöneticilerini,

iii.        Şirket çalışanlarını,

iv.        Şirket’in mal ve hizmet alımları nedeniyle Kamu Kurumları nezdinde Şirket adına resmi süreçler yürüten İş Ortaklarının yönetici ve çalışanlarını,

v.         Ve Aydem Kamu İlişkileri Grup Direktörlüğü’nü, kapsamaktadır.

 

Madde 4: Görev ve Sorumluluklar

Şirket Yönetim Kurulu Üyeleri, Şirket’in Kamu Kurumları ve yerel paydaşlar ile ilişkilerinin, bu Politika’nın 5. maddesinde listelenen Temel Uygulama İlkeleri’ne uygun şekilde yürütülmesi ve de bu Politika’nın ihlali durumunda Etik Kurul veya Disiplin Komitesi’nin sağlıklı çalışabilmesi için gerekli ortamı sağlar.

 

Şirket yöneticileri, Kamu Kurumları nezdinde yürütülecek her bir iş kaleminde hangi çalışanların Kamu İlişkileri Grup Direktörlüğü ile koordineli şekilde Kamu İlişkileri süreçlerini yürüteceğine karar verir ve de İş Ortaklarının Kamu Kurumları nezdinde Şirket adına yürütmeleri gereken önemli resmi süreçler hakkında bilgilendirerek gerektiği takdirde o sürece Şirket çalışanları ve/veya Kamu İlişkileri Grup Direktörlüğü’nün de dahil olmasını koordine eder.

 

Şirket çalışanları, yöneticileri tarafından görevlendirildikleri Kamu İlişkileri süreçlerinde Kamu İlişkileri Grup Direktörlüğü’nün Kamu Kurumları ile temaslarında her türlü bilgi ve belgenin tedarik edilmesi ve gerekli görüldüğü durumlarda Kamu İlişkileri Grup Direktörlüğü’ne resmi ziyaret ve toplantılarda eşlik edilmesinden sorumludur.

 

İş Ortakları yöneticileri ve çalışanları, Kamu Kurumları nezdinde Şirket adına yürütmeleri gereken tüm resmi süreçlerden önce ilgili Şirket yöneticisini bilgilendirmek ve sürecin ilerleyen aşamalarında Şirket çalışanları ve/veya Kamu İlişkileri Grup Direktörlüğü tarafından yürütülecek işlemlere azami desteği sağlamakla yükümlüdür.

 

Kamu İlişkileri Grup Direktörlüğü, Şirket yöneticileri tarafından aktarılan Kamu İlişkileri iş kalemlerinin, diğer grup şirketlerinin bilançosuna muhtemel etkileri ve olumsuz sonuçlandırıldığı takdirde yaratması muhtemel regülasyon risklerini dikkate alan bir önceliklendirme yaparak bir Kamu İlişkileri Stratejisi’nin kurgulanmasından ve ilgili Şirket çalışanlarıyla yakın işbirliği içerisinde Kamu Kurumları nezdinde yürütülmesinden sorumludur.

 

Madde 5: Temel Uygulama İlkeleri

Şirket’in Kamu İlişkileri Politikası’nın uygulanmasında azami hassasiyetle dikkate alınacak temel ilkeler şunlardır:

 

o          Tüm yasal izin ve belgeler ile yeni başvuruların, hâlihazırda yürürlükte olan tüm birincil / ikincil mevzuat hükümlerine tam uyumlu olması

o          Mevcut ve potansiyel regülasyon risklerinin düzenli olarak gözden geçirilerek, bu risklerin bertaraf edilmesi veya asgari düzeye çekilmesi için Kamu Kurumları nezdinde gerekli aksiyon planlarının yapılması ve uygulanması

o          Kamu Kurumlarının politika yapım, karar alma ve mevzuat tadil süreçlerinde Şirket’in yatırımlarını ve sektörün gelişimini destekleyecek yapıcı görüş ve önerilerin sunulması

o          Lobicilik uygulamalarının şeffaflığını ve bütünlüğünü sağlamayı taahhüt ediyoruz.

o          Lobicilik faaliyetleri, Yönetim Kurulu düzeyinde Kurumsal Yönetim Komitesi'nde değerlendirilmektedir.

o          Kamu İlişkileri’nin tüm aşamalarında temel ahlaki ve insani değerlerin yanı sıra şeffaflık, sorumluluk ve hesap verebilirlik ilkeleri ile yüksek etik standartlarına bağlı kalınması

o          Kamu Görevlileri ile görüşmelerde Şirket’in ve çalışanlarının bilgi güvenliğine hassasiyet gösterilmesi

o          Muhatap olunan Kamu Görevlilerine tüm bilgilerin şeffaf ve dürüst bir şekilde sunulması, Şirket’in çıkarına olsa dahi hiçbir koşulda eksik veya yanlış bilgi verilmemesi, sunulan önerilerin beraberinde getirmesi muhtemel tüm fayda ve risklerin tarafsız şekilde aktarılması

o          Her seviyeden Kamu Görevlisi ile uzun vadeli güvene dayalı profesyonel ilişkilerin kurulması

o          Üyesi olunan sektörel kuruluşların Şirket’in Kamu İlişkileri faaliyetlerine en etkin katkıyı sunacak şekilde seferber edilmesinin sağlanması ve bu sektörel kuruluşlarda diğer piyasa oyuncuları ile adil rekabet koşullarına uygun şekilde ortak hareket edilmesinin teşvik edilmesi

o          Bir yandan Şirket’in Kamu Kurumları nezdindeki itibarını zedeleyici eleştirilerden kaçınırken, diğer yandan Kamu Görevlilerinin Şirket’e yönelik her türlü görüş, öneri ve eleştirilerinin ilgili Şirket yöneticisiyle paylaşılması ve Kamu Kurumu nezdinde olumsuz etkileri olduğu tespit edilen Şirket uygulamalarının düzeltilmesi için gerekli adımların atılmasının teşvik edilmesi ve bu süreçte yaşanan iyileşmelere dair Kamu Görevlilerinin düzenli olarak bilgilendirilmesi

o          Kamu İlişkileri süreçlerinin, Şirket’in Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’nda ve ilgili ulusal mevzuatta tanımlanmış ilkelere azami uyumlu şekilde yürütülmesi

o          Kamu Görevlileri ile görüşmelerde hiçbir surette diğer piyasa oyuncuları hakkında olumlu / olumsuz yorumda bulunulmaması

o          Kamu Görevlileri ile görüşmelerde, Şirket adına bilgi / görüş aktarımı veya Şirket’i temsil ve özellikle de Şirket adına herhangi bir taahhütte bulunma gibi Şirket’i ilgili Kamu Kurumu ve mer’i mevzuat nazarında bağlayıcı olması muhtemel aksiyonların sınırlarının, görüşme öncesinde Şirket yöneticileri ve Kamu İlişkileri Grup Direktörlüğü istişaresi ile net çizgilerle belirlenmesi

o          Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’na tam uyumlu hareket edilerek, hiçbir Kamu Görevlisine rüşvet, yolsuzluk, kolaylaştırma ödemesi, bağış, yardım veya herhangi bir kötüye kullanmanın teklif dahi edilmemesi

o          Kamu Görevlileri ile görüşmelerde güncel siyasi gelişmelere ilişkin görüş beyan edilmemesi ve kişisel siyasi görüşlerin açıklanmaması

o          Kamu Görevlilerine hediye takdimi ve ağırlamaların, Şirket’in Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’nda tanımlı kurallara uygun şekilde gerçekleştirilmesi

 

Madde 6: Politika İhlallerinin Bildirimi ve Yaptırım

Mer’i mevzuat hükümleri, bu Politika’nın 1. maddesinde listelenen prosedürlerdeki kurallar ve 5. maddesinde listelenen ilkeler dahil olmak ama bunlarla da sınırlı olmamak üzere, Kamu Kurumları ile ilişkilerde tüm bu ilke ve kurallara aykırı hareket edildiğine şahit olunan veya edildiği şüphesi duyulan her durumda, konunun unvan kriterine göre Etik Kurul’a veya Disiplin Komitesi’ne başvuruda bulunulur. Başvuru sonrasında Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri’nde belirtilen prosedüre uygun şekilde etik denetim ve gerektiğinde disiplin prosedürleri uygulanır.